こんな経験はありませんか？
「何百行もあるデータから特定の人のデータだけ見たい」
「東京支社のデータだけ取り出したい」
そういうときに使えるのがフィルター機能です。
フィルターを使えば、見たいデータだけを
一瞬で画面に表示できます。
難しい関数は一切使いません。
クリックするだけで使えます。
フィルター機能って何？
フィルターとは、大量のデータの中から
条件に合うものだけを表示する機能です。
コーヒーのフィルターをイメージしてください。
コーヒーの粉の中からコーヒーだけを取り出すように
データの中から必要なものだけを取り出せます。
消えたわけではなく、一時的に隠しているだけなので
元に戻すことも簡単にできます。
フィルターの設定方法
【手順】
① 表の中のどこかのセルをクリックする
② 上のメニューから「データ」をクリック
③「フィルター」ボタンをクリック
これだけです。
表の1行目に小さな▼ボタンが表示されます。
フィルターで絞り込む方法
▼ボタンをクリックすると
その列に入っているデータの一覧が出てきます。
見たいものだけにチェックを入れて「OK」を押すと
そのデータだけが表示されます。
【例】
「支店名」の列の▼をクリック
→「東京」だけにチェックを入れる
→「OK」をクリック
→ 東京のデータだけが表示される
チェックを外したデータは消えたわけではなく
隠れているだけです。
数字で絞り込む方法
数字の列では「以上」「以下」などの
条件でも絞り込めます。
【例：売上が50万円以上のデータだけ表示する】
① 売上の列の▼をクリック
②「数値フィルター」→「指定の値以上」をクリック
③「500000」と入力して「OK」
これで50万円以上のデータだけが表示されます。
フィルターを解除する方法
絞り込みを解除して全データを表示するには
2つの方法があります。
【方法1：列ごとに解除する】
▼ボタンをクリック
→「”〇〇”からフィルターをクリア」をクリック
【方法2：全部まとめて解除する】
「データ」→「クリア」をクリック
全列のフィルターがまとめて解除されます。
フィルター機能自体を消したいときは
もう一度「データ」→「フィルター」をクリックすれば
▼ボタンが消えて元に戻ります。
まとめ
フィルター機能を使えば大量のデータも怖くありません。
・設定方法：「データ」→「フィルター」
・絞り込み：▼をクリックして見たいものにチェック
・解除方法：「データ」→「クリア」
「この人のデータだけ見たい」
「この月のデータだけ集計したい」
そんなときはまずフィルターを試してみてください。
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